Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Archiva Group (di seguito il «Titolare»), che eroga il servizio Perlegis. I recapiti del Titolare e, ove nominato, del Responsabile della protezione dei dati sono pubblicati nei canali ufficiali del Titolare e sono raggiungibili all'indirizzo [email protected].
2. Tipologie di dati trattati
- dati identificativi e di contatto (nome, indirizzo email);
- credenziali e dati di autenticazione, gestiti da un'istanza self-hosted del servizio di autenticazione sull'infrastruttura del Titolare;
- dati di utilizzo del servizio: eventi di calendario, scadenze, pratiche, condivisioni, preferenze e backup;
- documenti e allegati caricati nell'archivio o nell'assistente, insieme al testo estratto da essi (anche tramite riconoscimento ottico dei caratteri);
- contenuto delle attività affidate all'assistente e delle relative risposte, comprese le eventuali dettature vocali;
- identificativi di notifica (token push) dei dispositivi su cui l'utente attiva gli avvisi;
- dati di fatturazione e stato dell'abbonamento;
- metadati tecnici (indirizzo IP, user agent, marca temporale) trattati per sicurezza e audit.
I contenuti dei fascicoli inseriti nel servizio possono comprendere dati personali di terzi, anche di categorie particolari, coperti dal segreto professionale. Rispetto a tali dati l'utente agisce come titolare autonomo e il Titolare opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
3. Finalità e basi giuridiche
- esecuzione del contratto e fornitura del servizio (art. 6.1.b GDPR);
- adempimenti legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR);
- sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti (art. 6.1.f GDPR);
- funzionamento delle funzioni assistite — estrazione dei dati dagli atti caricati e preparazione delle proposte dell'assistente — come parte del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR);
- eventuali comunicazioni commerciali, solo in presenza di una base giuridica idonea.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene con strumenti elettronici e misure organizzative idonee a garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. I dati sono cifrati in transito e a riposo e l'isolamento fra utenti è applicato a livello di database, non soltanto a livello applicativo.
5. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e secondo gli obblighi di legge. I tempi possono variare in funzione delle richieste dell'utente, degli obblighi fiscali e della necessità di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. Alla chiusura dell'account i dati sono cancellati o restituiti su richiesta dell'utente.
6. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere trattati da fornitori nominati responsabili del trattamento, fra cui:
- il fornitore infrastrutturale che ospita i server, situati nell'Unione Europea;
- il fornitore dei servizi di rete e protezione perimetrale;
- il fornitore dei servizi di pagamento, per la gestione degli abbonamenti;
- il fornitore del servizio di intelligenza artificiale che elabora i testi, i documenti e gli audio inviati all'assistente, con sede negli Stati Uniti d'America.
L'invio delle email di servizio avviene tramite un relay gestito direttamente dal Titolare. Anche l'estrazione del testo dai documenti caricati (incluso il riconoscimento ottico dei caratteri) avviene su infrastruttura del Titolare, senza fornitori terzi.
Le funzioni assistite sono facoltative: se non usi l'assistente e non carichi documenti, nessun contenuto dei fascicoli viene trasmesso al fornitore di intelligenza artificiale. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a [email protected].
7. Trasferimenti extra-UE
I server che ospitano il servizio, i backup e l'archivio dei documenti si trovano nell'Unione Europea. Fa eccezione il fornitore di intelligenza artificiale indicato al punto 6: i testi, i documenti e gli audio inviati all'assistente sono trasmessi negli Stati Uniti d'America per la sola elaborazione della risposta. Per tale trasferimento il Titolare adotta le garanzie previste dal Capo V del GDPR, incluse le Clausole Contrattuali Standard, e ha stipulato con il fornitore condizioni che escludono l'uso dei contenuti per l'addestramento dei modelli.
8. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e revoca del consenso ove applicabile. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
9. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari al funzionamento del servizio è obbligatorio per la conclusione e l'esecuzione del contratto; il rifiuto rende impossibile l'erogazione del servizio.
10. Decisioni automatizzate
Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici nei confronti dell'interessato. Il calcolo automatico dei termini processuali è uno strumento di supporto: le date proposte richiedono la verifica del professionista, che resta l'unico responsabile del rispetto dei termini. Lo stesso vale per le proposte dell'assistente e per i dati estratti dagli atti caricati: restano proposte finché il professionista non le conferma, e non producono di per sé alcun effetto.
11. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata nel tempo. La versione vigente è sempre disponibile nelle pagine legali del sito.
Contatti
Per esercitare i tuoi diritti o per qualsiasi domanda su questa informativa scrivi a [email protected].