Privacy Policy

Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Archiva Group (di seguito il «Titolare»), che eroga il servizio Perlegis. I recapiti del Titolare e, ove nominato, del Responsabile della protezione dei dati sono pubblicati nei canali ufficiali del Titolare e sono raggiungibili all'indirizzo [email protected].

2. Tipologie di dati trattati

• dati identificativi e di contatto (nome, indirizzo email);
• credenziali e dati di autenticazione, gestiti da un'istanza self-hosted del servizio di autenticazione sull'infrastruttura del Titolare;
• dati di utilizzo del servizio: eventi di calendario, scadenze, pratiche, condivisioni, preferenze e backup;
• documenti e allegati caricati nell'archivio o nell'assistente, insieme al testo estratto da essi (anche tramite riconoscimento ottico dei caratteri);
• contenuto delle attività affidate all'assistente e delle relative risposte, comprese le eventuali dettature vocali;
• identificativi di notifica (token push) dei dispositivi su cui l'utente attiva gli avvisi;
• dati di fatturazione e stato dell'abbonamento;
• metadati tecnici (indirizzo IP, user agent, marca temporale) trattati per sicurezza e audit;
• dati di navigazione anonimi del sito perlegis.ai (pagine visitate, interazioni, registrazione della sessione), solo previo consenso ai cookie analitici — vedi la Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche

• esecuzione del contratto e fornitura del servizio (art. 6.1.b GDPR);
• adempimenti legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR);
• sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti (art. 6.1.f GDPR);
• funzionamento delle funzioni assistite — estrazione dei dati dagli atti caricati e preparazione delle proposte dell'assistente — come parte del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR);
• eventuali comunicazioni commerciali, solo in presenza di una base giuridica idonea.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e misure organizzative idonee a garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. I dati sono cifrati in transito e a riposo e l'isolamento fra utenti è applicato a livello di database, non soltanto a livello applicativo.

5. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e secondo gli obblighi di legge. I tempi possono variare in funzione delle richieste dell'utente, degli obblighi fiscali e della necessità di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. Alla chiusura dell'account i dati sono cancellati o restituiti su richiesta dell'utente.

Le copie di sicurezza cifrate del database sono conservate per un periodo massimo di 14 giorni, al termine del quale vengono eliminate automaticamente. La cancellazione dei dati richiesta dall'utente ha effetto immediato sui sistemi in produzione; si completa entro tale finestra temporale, quando le copie di sicurezza anteriori alla richiesta vengono a loro volta eliminate.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati possono essere trattati da fornitori nominati responsabili del trattamento, fra cui:

• il fornitore infrastrutturale che ospita i server, situati nell'Unione Europea;
• il fornitore dei servizi di rete e protezione perimetrale;
• il fornitore dei servizi di pagamento, per la gestione degli abbonamenti;
• il fornitore del servizio di intelligenza artificiale che elabora i testi, i documenti e gli audio inviati all'assistente, con sede negli Stati Uniti d'America;
• il fornitore del servizio di analisi statistica del sito perlegis.ai (PostHog, Inc.), limitatamente ai dati di navigazione delle pagine pubbliche e solo previo consenso ai cookie analitici, con dati raccolti e conservati sull'infrastruttura europea del fornitore (Francoforte, Germania); il dettaglio di che cosa viene raccolto è nella Cookie Policy.

L'invio delle email di servizio avviene tramite un relay gestito direttamente dal Titolare. Anche l'estrazione del testo dai documenti caricati (incluso il riconoscimento ottico dei caratteri) avviene su infrastruttura del Titolare, senza fornitori terzi.

Nell'applicazione, il video di introduzione proposto al primo accesso è ospitato su YouTube. Se scegli di avviarlo, il browser trasmette a Google Ireland Limited l'indirizzo IP e i dati tecnici della richiesta, che Google tratta come titolare autonomo secondo la propria informativa; se non lo avvii, a Google non arriva nulla. Dettagli nella Cookie Policy.

Se l'account è stato attivato da un rivenditore, il rivenditore è nominato responsabile del trattamento per l'assistenza di primo livello: può leggere il testo delle richieste di assistenza aperte dall'applicazione, i relativi allegati e la trascrizione della conversazione con l'assistente che ha eventualmente generato la richiesta.

Il rivenditore può inoltre aprire l'account in sola lettura, per finalità di assistenza: per un massimo di trenta minuti vede l'applicazione come la vede l'utente, compresi pratiche, scadenze, clienti e documenti dell'archivio. Durante la sessione il rivenditore non può creare, modificare o cancellare alcun dato, e restano comunque esclusi l'esportazione integrale dei dati e l'indirizzo di sincronizzazione del calendario. Ogni apertura e ogni chiusura sono registrate, con l'identità dell'operatore, l'istante e l'eventuale motivo indicato; il registro è conservato dal Titolare ed è consultabile su richiesta dell'interessato. L'accesso avviene nei limiti delle istruzioni impartite dal Titolare al responsabile ed è coperto da obbligo di riservatezza.

7. Trasferimenti extra-UE

I server che ospitano il servizio, i backup e l'archivio dei documenti si trovano nell'Unione Europea. Fa eccezione il fornitore di intelligenza artificiale indicato al punto 6: i testi, i documenti e gli audio inviati all'assistente sono trasmessi negli Stati Uniti d'America per la sola elaborazione della risposta. Per tale trasferimento il Titolare adotta le garanzie previste dal Capo V del GDPR, incluse le Clausole Contrattuali Standard, e ha stipulato con il fornitore condizioni che escludono l'uso dei contenuti per l'addestramento dei modelli. Il fornitore di analisi statistica del sito ha sede negli Stati Uniti d'America ma raccoglie e conserva i dati di navigazione nell'Unione Europea; per l'eventuale accesso da parte del fornitore valgono le medesime garanzie, incluse le Clausole Contrattuali Standard. I dati che il lettore video trasmette a Google, se avvii il video di introduzione, sono trattati da Google sotto la propria responsabilità e possono esserlo anche fuori dall'Unione Europea, con le garanzie descritte nella sua informativa.

8. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e revoca del consenso ove applicabile. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari al funzionamento del servizio è obbligatorio per la conclusione e l'esecuzione del contratto; il rifiuto rende impossibile l'erogazione del servizio.

10. Decisioni automatizzate

Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici nei confronti dell'interessato. Il calcolo automatico dei termini processuali è uno strumento di supporto: le date proposte richiedono la verifica del professionista, che resta l'unico responsabile del rispetto dei termini. Lo stesso vale per le proposte dell'assistente e per i dati estratti dagli atti caricati: restano proposte finché il professionista non le conferma, e non producono di per sé alcun effetto.

11. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo. La versione vigente è sempre disponibile nelle pagine legali del sito.